Quelles fonctionnalités pour une plate-forme de travail collaboratif ?

Quand on crée ou qu’on veut choisir ou acquérir une plate-forme de travail collaboratif, quelles sont les fonctionnalités qu’on doit y avoir ?

Voici une sorte de checklist des fonctionnalités pour une plate-forme de travail collaboratif.

1) Gestion des membres

C’est la fonction essentielle puisque « travail collaboratif » .. Ca semble évident mais cette fonction regroupe plusieurs autres fonctions qui peuvent se révéler moins « faciles ».

11)   Authentification

Chaque utilisateur qui veut se connecter à un environnement de travail collaboratif doit s’authentifier. En général, l’authentification de fait avec un login/pass mais selon les besoins et le contexte, on peut passer par un système autre (authentification par facebook ou google) ou quelque chose de plus sophistiqué et sécurisé.

12)   Profils

Chaque utilisateur peut plus ou moins avoir/gérer/modifier un profil, à savoir appartenir  à une catégorie d’utilisateur spécifique (lecteur, auteur, administrateur) avec des droits d’accès différents mais aussi des droits sur la manière dont il est vu par les autres membres du système de travail collaboratif.

Certains membres pourront même peut-être créer des espaces privés pour certains utilisateurs (workspaces dans certains systèmes).

2) Sécurité

Souvent négligée au départ, la sécurité d’un espace de travail collaboratif est essentielle à sa vie. Outre la sécurité des accès vue ci-avant:

21) Une solution antivirus permettra d’y produire, d’y admettre, d’y modifier des documents extérieurs et d’y travailler avec des connexions et des outils internet extérieurs

22) Une solution de sauvegarde permettra de garder l’historique et de rétablir tout l’espace en cas d’un gros ennui de sécurité. La sauvegarde peut et doit être organisée de manière à fonctionner régulièrement ( quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et à la demande.

3)   Gestion des documents

31)  Publication

Publier un document achevé et disponible à l’attention de l’ensemble des membres habilités à le regarder (gestion des droits) est la première des fonctionnalités de gestion des documents dans une plate-forme de travail collaboratif.

32)   Versionning

L’unicité d’une version à l’instant t, l’historique d’un document et de ses transformations sont un des intérêts essentiels d’une plate-forme de travail collaboratif.

33) Bien évidemment le partage des documents va de soi. Chaque document pourra être déposé dans des espaces de partage afin qu’il soit accessible par les membres habilités à le regarder/modifier/effacer.

34) Types de documents

Attention aux types de documents (txt, word, pdf, flash, gif, jpeg, ppt) que la plate-forme de travail collaboratif doit traiter. Cela entraine souvent des problème sou des contraintes sur les « visionneuses », la sécurité via les connexions externes ou la présence d’autres logiciels sur les ordinateurs qui se connectent à la plate-forme. Exemples habituels avec les documents de Microsoft Offices à traiter en html, texte ou autres ??

35)  Processus de validation

Le processus de validation d’un document doit être clairement défini ou identifié ou connu.

4) Gestion des données

41) Quel processus pour l’enregistrement de données dans la plate-forme ?

Création de formulaire ? Normalisation des données et des enregistrements ?

42) Quelle base de données ?

Schéma de la base mais aussi technique et volume de données.

43) Outils

Agenda,  calendrier, annuaire, chat, visio conférence, hangout, indicateurs de présence, sondages, recherche, tableau blanc, news, faq, etc ??

5)   Gestion des tâches

Cette fonctionnalité gère les différentes tâches à réaliser dans le cadre d’un projet et les affecte aux membres de l’espace de travail.

51)   Diagramme de Gantt

Un diagramme de GANTT présente en ordonnée la liste des tâches  à réaliser  et en  abscisse l’échelle du  temps

52) Alerte

Notifications automatiques pour rappeler signaler un évènement spécifique ou un changement. Caractère obligatoire ou pas.

53)   Forum ou panneau d’affichage

Il est utile d’avoir un espace où tous les membres peuvent poster des messages pour tous mais parfois ce panneau d’affichage entre en conflits avec les systèmes spécifiques et se transforme en fourre-tout.

6) Gestion de projet

Partage des documents et du travail.

Possibilités d’ajouts de membres

Possibilités d’ajouts de demandes de changements, de modifications.

Affectation et supervision des tâches des différents acteurs du projet.

Envois de mails.

Synchronisation avec des tablettes, smartphones, ordinateurs pour un travail déconnecté.

Téléchargement (upload et download) de documents.

7) Gestion des incidents

Possibilité d’enregistrer, de notifier les incidents du projets ou de l’utilisation de l’espace de travail collaboratif.

8) Statistiques

Différentes statistiques pourront être calculées à propos de l’espace de travail collaboratif (accès, fonctions utilisées, temps de présence, remplissage des tâches, etc..)

9) Gestion des ressources

En cas de besoins « logistiques », une plate-forme de travail collaboratif peut aussi avoir une fonction de recherche et planification de salle de réunion, videoprojecteurs, écrans, etc..
avec envoi d’emails ou d’alertes.


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