Organisation de la fonction paie

L’organisation de la fonction paie dans une entreprise doit respecter des contraintes de délais, d’échéances, de clôtures comme les versements de salaires, l’édition des bulletins de paie, le tout dans un environnement susceptible de changer.

Traditionnellement, la fonction paie est assurée par des spécialistes dont l’absence peut être préjudiciable.

Si la tâche est partitionnée, le risque d’erreurs augmente et la réaction face à un changement (départ brutal d’un salarié, changement de lois, contrôle) n’est pas optimale.

Les procédures les plus courantes de la fonction « paie » dans une entreprise sont:

– procédure d’élaboration des paies et de leur paiement (collecte des variables qui servent à calculer la paie, les heures de travail, l’absentéisme + contrôles des cohérences et signatures des paies)

– procédures d’administration du personnel

– procédures informatiques de paramétrage, extractions de données, impressions via le SIRH ou le logiciel spécifique de paie

La vérification des éléments d’une paie se fait notamment sur :

– les variables reprises sur le bulletin de paie

– la rémunération de base, son calcul et sa cohérence par rapport aux grilles de rémunération

– les montant déterminés manuellement ou via une autre application informatique

– les taux de cotisations patronales et salariales

– les variables qui permettent de calculer le net à payer ou net fiscal

Il est donc essentiel que le SIRH ou le logiciel de paie permette de:

– contrôler la cohérence de la paie lors de la saisie ou des calculs

– voir le bulletin et ses modifications lors d’un changement

– dupliquer le bulletin de salaire d’un mois sur l’autre

– produire des bulletins de tests

Une fois la paie effectuée, rien n’est fini puisque certaines opérations comme la DUCS restent à faire.

Des états de contrôle doivent permettre de vérifier si:

– les regroupements par catégories CSP ou conventionnelles sont correctes

– les bases et tranches de cotisations sont OK

– les taux et l’exhaustivité des cotisations concordent avec les bordereaux de paiement

Les calculs de masse salariale, statistiques DARES, INSEE, RH ainsi que le remplissage de certains tableaux de bord sont aussi à effectuer.

Dans ce qui précède vous aurez remarqué l’utilisation fréquente du mot « contrôle »: c’est en effet l’aspect principal à prendre en compte dans l’organisation d’une fonction paie.

L’URSSAF contrôle aussi régulièrement et spécialement les points suivants:

– cohérence et réalité des informations à l’origine des bulletins de paie

– bonne répartition des salaires par rapport aux tranches de cotisations et bonnes régularisations d’un mois à l’autre

– contrôle des bulletins, nombre de bulletins vs nombre de salariés, montant des virements

– suivi des avantages en nature et remboursements de frais

La fameuse fracture sociale est encore plus flagrante en entreprise et l’utilisation adéquate d’un SIRH performant peut faire toute la différence !

L’absence de bugs, l’autonomie par rapport à la DSI, la compréhension des fonctionnalités du SIRH ou logiciel permettent d’alléger le travail manuel ou fastidieux de la fonction paie.

C’est en premier lieu la logique du système qui doit être comprise, ne serait-ce que pour bien comprendre quelles extractions de données doivent être réalisées.

Le SIRH ne doit surtout pas être géré par des informaticiens mais au contraire par des gens du service paie !

L’informatique peut créer des tensions supplémentaires quand il est mal utilisé dans le problème de la paie car on touche, en cas d’erreur, à quelque chose de vital pour les employés.

Des systèmes d’informations non orientés utilisateurs, une confidentialité aléatoire, des interventions de maintenance retardant la paie, etc.. peuvent compromettre les avantages d’un SIRH .

 


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