Excel ou SIRH ?

Dans énormément d’entreprises (et même des géants du CAC 40), Excel EST le SIRH (système d’informations RH).

Peu cher, plein de possibilités pour qui sait s’en servir, sans coût de maintenance, in the Cloud dans ses dernières versions, compatibles avec tous les systèmes, Excel a de sacrés avantages.

Face à Excel, le SIRH logiciel ou développé, grosse machine spécifique, peut-il rivaliser à l’heure où l’on demande de la flexibilité, de la mobilité et où les applications informatiques ont une durée de vie de quelques mois , ce qui rend caduque tout développement trop long ?

En fait, dans la pratique, l’utilisation d’Excel comme SIRH se heurte à quelques problèmes.

Beaucoup d’études montrent que l’immense majorité des sociétés qui utilisent Excel ont des erreurs dans les données qu’elles utilisent !?! Hé oui, il est facile de saisir des données dans Excel mais il n’y a aucune vérification de faite en entrée, contrairement aux systèmes experts.

Dans la pratique, l’utilisation d’Excel nécessite un versionning très rigoureux et dès qu’il y a plusieurs collaborateurs en piste, les échanges de mails sur la dernière version peuvent tourner au cauchemar et à une immense perte de temps.

Dans ses dernières versions, Excel propose une sauvegarde « dans le Cloud », ce qui permet d’unifier la dernière version mais cela nécessite aussi un accès internet assez permissif. A noter que Google Drive propose aussi ceci nativement mais les possibilités de tableur de Google sont moins importantes que celles d’Excel bien que de nombreux développements existent.

La génération de rapports destinés à des publics différents peut elle aussi être compliquée sur Excel. Les systèmes experts permettent de sortir des rapports facilement en fonction du public auquel ils sont destinés.

Excel est très mobile, certes …. Mais ceci peut s’avérer être un vrai problème pour la sécurité des données. Quoi de plus facile que de voler ou d’emporter ou d’oublier une clé usb avec un tableur Excel ?

Tous ces « défauts » d’Excel sont en fait les qualités d’un SIRH bien conçu et bien réalisé.

L’accès au SIRH en mode self-service donne des accès et des fonctionnalités différentes en fonction de la personne et de son rôle.

Dans un SIRH, les informations sont à jour, consolidées par les acteurs de l’entreprise en UNE version unique. Toutes  les données de tous les processus RH sont dans un même système.

Dans un SIRH, des alertes ou rappels ou rapports automatiques sont générés. Certaines personnes concernées par les RH à un moment n’ont pas besoin de « consulter » et sont automatiquement averties sans que les services RH aient à les contacter. Des niveaux d’alertes sur certains métriques (absences, augmentation des démissions, données incomplètes, etc..) peuvent aussi être très utiles pour piloter les RH.

Bien sûr, même dans les entreprises ayant la Rolls des RH, Excel existe ;-) mais en général, on observe qu’il sert de fait à « penser » (même inconsciemment) le futur du SIRH.

Excel est en fait parfait pour concevoir et être une maquette du SIRH de nos rêves !

 


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